Чат-бот для сбора заявок на сайте
Обновлено
Форма заявки на сайте молчит, пока посетитель сам не решит её заполнить. А решает он редко: у него остался вопрос о цене, сроке или условиях, и без ответа оставлять телефон он не готов. Чат-бот для сбора заявок работает с другой стороны: сначала отвечает на вопрос, а когда видит интерес, предлагает оставить контакты. В этой статье разберём, как ИИ-консультант CyberFAQ собирает заявки, куда их присылает, как настроить приём заявок по шагам и передать их в CRM.
Чем чат-бот лучше формы заявки
Форма просит контакты в обмен на обещание «мы перезвоним». Чат сначала даёт пользу: называет цену по прайсу, объясняет условия доставки, помогает выбрать услугу. Заявка появляется в конце разговора, когда клиент уже понял, что ему подходит. Менеджер получает не голый номер телефона, а контакт с описанием запроса и может начать разговор по делу.
| Форма на сайте | ИИ-консультант | |
|---|---|---|
| Когда просит контакты | Сразу | После ответа на вопрос, когда клиент заинтересован |
| Что получает менеджер | Поля формы | Контакты и краткое описание запроса из диалога |
| Если у клиента вопрос | Клиент уходит искать ответ или звонит | Консультант отвечает по вашим материалам |
| Ночью и в выходные | Заявка ждёт утра, вопрос остаётся без ответа | Консультант отвечает в любое время, заявка ждёт менеджера |
| Каналы | Только сайт | Сайт и Telegram с одной базой знаний |
Как ИИ-консультант собирает заявки
Когда приём заявок включён, сервис сам добавляет к вашему промпту правила работы с контактами. Консультант действует так:
- если посетитель просит перезвонить, хочет записаться или оставить контакты, консультант спрашивает нужные данные;
- если посетитель интересуется услугой или товаром, консультант сам предлагает оставить контакты для связи;
- спрашивает имя, телефон или email, но не требует всё сразу: достаточно того, что клиент готов дать;
- как только есть хотя бы один контакт, сохраняет заявку;
- не придумывает контакты, а записывает только то, что посетитель написал сам.
В заявке сохраняются имя, телефон, email, прочие контакты (например, Telegram или WhatsApp) и краткое описание: о чём был разговор и что хочет клиент. Описание консультант составляет сам по диалогу, поэтому менеджеру не нужно перечитывать всю переписку.
Куда приходят заявки
| Способ | Как выглядит | Кому подходит |
|---|---|---|
| В интерфейсе CyberFAQ | Раздел «Заявки» в кабинете: имя, телефон, email, прочие контакты, описание, дата. Статусы «Новая», «Обработана», архив и поиск | Небольшой команде без CRM |
| На почту | Письмо «Новая заявка — CyberFAQ» с данными заявки на указанный адрес | Тем, кто разбирает обращения в почте |
| Вебхук | POST-запрос с данными заявки в JSON на ваш адрес | Тем, у кого есть CRM, таблица или свой обработчик |
Способы можно совмещать. Надёжная схема: заявки в кабинет как журнал, на почту для быстрой реакции и на вебхук для CRM.
Пошаговая настройка приёма заявок
- Откройте настройки консультанта. В кабинете CyberFAQ выберите консультанта и нажмите «Редактировать».
- Включите приём заявок. В блоке «Прием заявок» включите переключатель «Включить приём заявок».
- Выберите, куда отправлять заявки. Отметьте «В интерфейсе CyberFAQ», «На почту» с адресом для заявок или «Вебхуки» с адресом вашего обработчика. Можно выбрать несколько вариантов сразу.
- Решите, нужны ли повторные заявки. Включите «Игнорировать уточнения», если на один диалог нужна одна заявка, даже когда клиент потом дописывает детали.
- Допишите промпт. Укажите, какие детали консультант должен уточнить для заявки: услугу, дату, адрес, модель автомобиля, и когда предлагать оставить контакты.
- Проверьте на сайте. Оставьте тестовую заявку через виджет на сайте или через бота в Telegram и убедитесь, что она пришла во все выбранные места.
Важная деталь для проверки: тестовый чат в кабинете нужен для проверки ответов, заявки из него не сохраняются и никуда не отправляются. Доставку проверяйте через настоящий виджет, например на тестовой странице сайта, или через бота в Telegram. Если консультант ещё не создан, начните с инструкции по созданию и настройке чат-бота.
Как прописать сбор заявок в промпте
Общие правила сервис добавляет сам, поэтому в промпте не нужно объяснять, как сохранять контакты. Ваша задача — описать, что именно важно для вашего бизнеса: какие детали уточнить и когда предлагать заявку. Пример для студии ремонта:
Предлагай оставить заявку после того, как ответил на вопрос о стоимости или сроках, но не в каждом сообщении.
Если клиент не готов оставить телефон, предложи написать email или Telegram.
Не называй точную стоимость ремонта: объясни, что её посчитает замерщик, и назови цены «от» из прайса.
Время замера не обещай: его подтвердит менеджер.
Несколько правил, которые помогают:
- Перечислите детали заявки. «Услуга, дата, адрес» или «модель автомобиля и работы»: тогда описание заявки будет полезным, а не «клиент интересуется».
- Не заставляйте давить. Предложение оставить контакты после каждого ответа раздражает. Достаточно предложить, когда клиент спросил о цене, сроках или записи.
- Предупредите об ограничениях. Если время записи подтверждает администратор, консультант должен так и сказать, а не обещать слот.
Готовые промпты для салона красоты, автосервиса, доставки и других видов бизнеса собраны в статье «Примеры промптов для ИИ-консультанта».
Вебхук: как передать заявки в CRM или таблицу
Готовых интеграций с CRM в CyberFAQ нет, их заменяет вебхук. При каждой новой заявке сервис отправляет POST-запрос с данными в формате JSON на адрес, указанный в настройках. В запрос попадают только заполненные поля:
"name": "Анна",
"phone": "+7 900 000-00-00",
"other_contacts": "Telegram @anna",
"summary": "Хочет замер кухни 12 м² в Заречном районе, удобно в субботу"
}
Поля: name (имя), phone (телефон), email, other_contacts (прочие контакты), summary (описание запроса).
Принять вебхук можно тремя способами:
- Своим обработчиком. Небольшой скрипт на сервере принимает JSON и создаёт сделку в CRM через её API или пишет строку в таблицу.
- Входящим вебхуком CRM. Если CRM умеет принимать произвольный JSON на свой адрес, укажите этот адрес в настройках.
- Через сервис-интегратор. Такие сервисы дают адрес для входящего вебхука и без программирования перекладывают данные в CRM, таблицу или мессенджер.
Требования к адресу: он должен быть доступен из интернета (адреса внутренней сети не принимаются), отвечать в течение 10 секунд и не перенаправлять запрос на другой адрес, потому что редиректы не выполняются. Запрос отправляется один раз, поэтому для страховки включите вместе с вебхуком приём заявок в кабинет или на почту.
Сценарии сбора заявок по отраслям
- Салон красоты: услуга, мастер, удобное время, телефон. Подробнее в решении для салона красоты.
- Автосервис: марка, модель и год автомобиля, нужные работы, удобная дата. См. решение для автосервиса.
- Интернет-магазин: товар, количество, город доставки и контакт для уточнения заказа.
- Клиника: направление или врач, удобный день, телефон. В промпте стоит прописать, что с вопросами о здоровье консультант направляет к врачу, а не отвечает сам.
- B2B и опт: компания, перечень товаров, объём, город, email для коммерческого предложения.
Больше отраслевых настроек в разделе решений.
Как получать больше заявок из чата
- Приветственное сообщение с предложением. «Подскажу цены и сроки, помогу записаться» работает лучше безличного «Здравствуйте».
- Точные ответы. Заявку оставляют, когда получили ответ. Если консультант путается в ценах, дополните документы и пары «вопрос-ответ».
- Разбор диалогов без заявки. Раз в неделю просматривайте диалоги в кабинете: где клиент ушёл, не оставив контакты, и почему.
- Быстрая обработка. Заявка из чата горячая, особенно днём. Договоритесь в команде, кто и как быстро разбирает новые заявки.
Как считать конверсию диалогов в заявки и что ещё отслеживать, рассказано в статье «Как оценить эффективность ИИ-консультанта».
Частые вопросы
Нужна ли на сайте отдельная форма заявки?
Нет. Консультант собирает контакты прямо в переписке: посетитель пишет имя и телефон обычным сообщением. Форму можно оставить для тех, кто привык к ней, чат и форма друг другу не мешают.
Почему не пришла заявка из тестового чата в кабинете?
Так задумано: тестовый чат нужен, чтобы проверить ответы, и заявки из него не сохраняются и не рассылаются. Проверяйте доставку заявок через виджет на сайте или через подключённого Telegram-бота.
Можно ли передавать заявки в Битрикс24, amoCRM или Google Таблицы?
Готовых интеграций с CRM в CyberFAQ нет. Заявки передаются вебхуком: POST-запросом с данными в JSON. Его принимает ваш обработчик, CRM с входящим вебхуком или сервис-интегратор, который перекладывает данные в CRM или таблицу.
Клиент оставил только Telegram. Заявка сохранится?
Да. Консультанту достаточно одного контакта: телефона, email или другого способа связи. Telegram, WhatsApp и подобные контакты попадают в поле «Прочие контакты».
Есть ли приём заявок на бесплатном тарифе?
Да, приём заявок в кабинет, на почту и на вебхук работает на всех тарифах, включая Free. Тарифы отличаются числом консультантов, сообщений и файлов.
Итог
Чат-бот собирает заявки иначе, чем форма: сначала отвечает на вопрос, потом предлагает оставить контакты и сам составляет описание запроса. В CyberFAQ для этого достаточно включить приём заявок, выбрать кабинет, почту или вебхук и дописать в промпт, какие детали важны вашему бизнесу. Приём заявок работает на всех тарифах, поэтому попробовать можно бесплатно: создайте консультанта, включите заявки и оставьте первую тестовую заявку через виджет на своём сайте.
